No dia a dia da advocacia, a rotina documental é intensa. Converter arquivos para PDF, compactar documentos volumosos, fracionar peças processuais, transformar imagens em PDF ou mesmo agrupar múltiplos arquivos em um único documento são tarefas comuns.

A solução mais utilizada por muitos escritórios? Acessar plataformas online como iLovePDF, SmallPDF, entre outras, e realizar o serviço de forma rápida e gratuita. À primeira vista, parece uma alternativa prática e sem custos — mas a realidade é que essa prática pode representar um risco jurídico e ético significativo.

O Problema: Dados Sigilosos em Risco

Ao utilizar esses serviços, advogados frequentemente enviam arquivos que contêm:

• Contratos de honorários advocatícios;
• Documentos pessoais de clientes (RG, CPF, comprovantes de endereço, etc.);
• Contratos empresariais com cláusulas de confidencialidade;
• Provas processuais e informações estratégicas.

A partir do momento em que esses arquivos são enviados para servidores de terceiros — muitas vezes localizados fora do Brasil — perde-se o controle sobre onde, como e por quanto tempo esses dados serão armazenados ou processados.

Mesmo que a plataforma afirme excluir os arquivos após determinado período, não há garantias plenas, e raramente existe um termo de confidencialidade aceito ou assinado.

LGPD e o Dever de Sigilo

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece obrigações rígidas para o tratamento de dados pessoais, especialmente quando se trata de informações sensíveis. No caso da advocacia, o risco é ainda mais elevado, pois envolve o dever legal de sigilo profissional previsto no Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/94).

Enviar documentos de clientes para serviços de manipulação de PDFs hospedados em servidores desconhecidos, sem contrato ou auditoria, pode ser interpretado como vazamento de dados — o que expõe o escritório a sanções administrativas, indenizações e até responsabilização ética.

O Caminho Seguro: Ferramentas Próprias e Internas

A solução ideal é implementar ferramentas próprias para conversão, compactação e manipulação de PDFs, instaladas localmente nos computadores do escritório ou em servidores internos seguros.

Com isso, o advogado garante que:

• Os dados nunca saem do ambiente controlado;
• Há conformidade com a LGPD;
• Mantém-se a confidencialidade prevista no Estatuto da Advocacia;
• Evita-se a dependência de plataformas de terceiros.

Hoje, existem soluções pagas e gratuitas que permitem criar esse ambiente seguro, além da possibilidade de desenvolver sistemas personalizados sob medida para as necessidades do escritório.

Conclusão

O que parece uma simples tarefa administrativa pode, na verdade, representar um risco jurídico significativo. Ao lidar com informações sensíveis, cada cuidado importa.

Advogados e escritórios devem abandonar a prática de enviar documentos sigilosos para plataformas desconhecidas e adotar ferramentas próprias, garantindo segurança, conformidade legal e preservação da confiança do cliente.

Afinal, o sigilo e a proteção dos dados são tão importantes quanto a própria defesa do direito em juízo.